Ställa i ordning och återställa valbyggnaden

Arbetet med att ställa i ordning och återställa valbyggnaden kan delas in i tre delar:

• Innan valdagen
• På valdagen före röstmottagningen öppnar
• Efter röstmottagningen avslutats på valdagen

Innan valdagen

Ta emot och förvara valmaterial

Materialet som ska användas i vallokalerna levereras till valbyggnaden. Leveransen sker måndag till fredag vecka 37. Du har fått ett mejl från valnämndens kansli om vilken dag materialet levereras till er. Chauffören aviserar 30 minuter innan sin ankomst.

Materialet till Informationen är packat i expeditionslådor (flyttkartonger) som kommer med transporten. Där finns även reservmaterial för att fylla
på om något tar slut eller saknas i valdistrikten under dagen. I leveransen finns också material till valsedelshanterarna.

I expeditionslådorna levereras partivalsedlar och blanka valsedlar. Du som kontaktperson ska ställa dessa i valsedelställen när ni möblerar lokalerna.

Expeditionslådan – det här innehåller lådan

Kontrollera direkt att allt material har levererats. Stäm av mot den materiallista du fått inför leveransen. Om något saknas, kontakta direkt
valnämndens kansli:

• Emmy Martinsson, 08-508 29 350
• Simon Hållén, 08-508 29 048
• Informationsgruppen, 08-508 29 500

Förvara materialet på ett säkert sätt till dess att du ska möblera lokalerna.

Möblera vallokalen

Du kan ställa i ordning vallokalerna så snart du har tillgång till lokalerna inför valdagen. Senast under lördag den 12 september ska lokalerna vara möblerade.
Du ska möblera enligt vad du och valnämndens personal kommit överens om.

I handledningens avsnitt 11 finns exempel på hur möbleringen ska se ut, beroende av vilken typ av lokal du har.

En del lokaler kan innehålla flera valdistrikt, till exempel mat- eller gymnastiksalar. Då ska du möblera respektive distrikt enligt skissen för lokal med två eller fler valdistrikt i handledningens avsnitt 11.2.

Det är bra om det går att placera en avskärmning eller annan markering mellan de olika distrikten.

Ställ ut några extra stolar i vallokalen i de fall det kommer någon som vill titta på röstmottagningen eller rösträkningen.

Det får inte finnas politisk propaganda i byggnaden. Till exempel måste skyltar och affischer som innehåller politiska budskap tas ner eller täckas
före valdagen.

Du måste också täcka över eller ta ned alla personuppgifter som kan finnas synliga i lokalen, till exempel bilder på barn eller uppsatta klasslistor.
Ställ aldrig möbler eller annat som inte ska användas i vallokalen så att de blockerar nödutgångar.

Valsedelshanterarnas arbetsstation

Valsedelshanterarna behöver en arbetsyta där de kan förvara och sortera valsedlar. Möblera med ett bord på en plats som inte väljarna kommer åt.

Avskärmade valsedelställ

När du möblerar vallokaler och valbyggnader, säkerställ att valbås och avskärmade valsedelställ är skyddade från insyn från alla håll. Placera de avskärmade valsedelställen på de platser du kommit överens med valnämnden om. Ha beredskap att ändra placering om det under valdagen blir uppenbart att det inte fungerar med köer och insyn.

Så placerar du ut valsedlar i valsedelställen

Fotografera lokalen

När ni möblerat, fotografera lokalen. Det gör det lättare för dig och valnämndens kansli att utvärdera vad som fungerat bra och mindre bra. Fotona kan också fungera som stöd och inspiration i kommande val.

Skicka gärna bilderna till valnamnden@stockholm.se.

Informationsaffischer

I expeditionslådan finns ett antal informationsaffischer. Du ska sätta upp dem i valbyggnaden:

• Hitta din vallokal – Placera i närheten av entrén och Informationen.
• Utläggning av valsedlar – Placera i nära anslutning till avskärmade valsedelställ.
• Information om valsedlar – Placera i nära anslutning till
  avskärmade valsedelställ
• Rösta i vallokal – Placera i nära anslutning till valdistrikten.
• Rösta på person – Placera i nära anslutning till valdistrikten.
• Behöver du hjälp att rösta eller att komma in i lokalen – Placera vid entré och eventuell hiss. Ange ett telefonnummer som väljarna
  kan ringa om de behöver hjälp att till exempel ta sig in i byggnaden.

I expeditionslådan finns också informationsbladet Så här röstar du – den kan ni ha som stöd när ni hjälper väljare i Informationen.

Skyltning inomhus

Du ska sätta upp skyltar inne i byggnaden så att väljaren hittar till rätt valdistrikt. Skyltarna finns i en skyltväska i leveransen av valmaterial.

I materiallistan finns en beskrivning av hur skyltarna ska placeras. Du kan behöva göra egna skyltar för att komplettera de som ni fått. Lägg egentillverkade skyltar i skyltväskan efter valet. Vi uppdaterar dem till dig inför nästa val.

Kontrollera att skyltningen är tydlig genom att själv gå väljarens väg in i byggnaden via valsedelställen till varje valdistrikt.
Sätt dig in i situationen att du är en person som inte hittar i byggnaden.

Larm och ventilation

Säkerställ att de delar av byggnaden som ska användas är avlarmad. Du ska också kontrollera att ventilationen inte har helgsänkning.
För Sisabs fastigheter gäller särskild rutin, du som är kontaktperson har fått information via e-post.
Övervakningskameror ska vara avstängda och i möjligaste mån täckta.

Kontroll av hiss

Om byggnaden har hiss som väljarna behöver använda på valdagen ska du kontrollera att den fungerar. Var ute i god tid så att eventuella fel kan åtgärdas.
Om hissen hanteras med nyckel och inte går att ställa om till nyckellöst läge måste du eller en medhjälpare bemanna hissen under valdagen

Valdagen

Öppna vallokalen för offentlig förrättning

Du ska vara på plats klockan 06.00 för att förbereda öppningen av valbyggnaden.

Valsedelshanterarna börjar klockan 06.45 och de första röstmottagarna kommer klockan 07.00. De ska då kunna gå in i byggnaden.
Presentera dig för valsedelshanterarna och ordföranden i alla valdistrikt i byggnaden.

Byggnaden ska vara öppen för allmänheten klockan 08.00. Den ska vara öppen till rösträkningen är avslutad sent på kvällen.
Din telefon ska vara på hela dagen. Vi på valnämndens kansli behöver kunna komma i kontakt med dig.
Valdagen är allmän flaggdag. Flagga gärna om det finns en flaggstång.

Skyltning utomhus

Du ska sätta upp skyltar utomhus så att väljaren hittar till rätt ingång.
Skyltarna finns i skyltväskan i leveransen av valmaterial.

Du kan behöva göra egna skyltar för att komplettera de som finns i väskan. Lägg egentillverkade skyltar i skyltväskan efter valet. Vi uppdaterar dem till dig inför nästa val.

Utvärdera under dagen om väljarna hittar rätt utifrån skyltningen. Det är särskilt viktigt om ni har handikappentré på baksidan.

Inlämning och kvittering av valsedlar

Partier får lämna sina valsedlar från klockan 07.00 på valdagen.
Du eller valsedelshanterarna ska ta emot dem och placera ut valsedlarna i valsedelställen. Om partier varit vid byggnaden innan och lämnat valsedlar ska ni inte ta in
dessa i byggnaden. Det är en säkerhetsrisk och ni ska hantera lämnade påsar med valsedlar på samma sätt som andra misstänkta föremål som upptäcks utanför byggnaden.

Partierna får inte heller posta valsedlar till valbyggnaden.

Partierna ansvarar för att lämna valsedlarna direkt till valsedelshanterarna eller dig. När en partirepresentant lämnar valsedlar ska hen och du som tar emot tillsammans fylla i en kvitteringslista
över inlämnade valsedlar. Valsedelshanterarna ansvarar för listan.
Listan finns i valsedelshanterarnas material i expeditionslådan.

Partirepresentanter får titta på valsedelställen och se hur du placerar ut valsedlar i ställen. De får inte själva placera sina valsedlar där.
Om en partirepresentant är i valbyggnaden behöver hen ta av sig partisymboler som ordensband och liknande.

Efter röstmottagningen avslutats

Städning och iordningställande av vallokalen

Röstmottagningen avslutas klockan 20.00. Personer som står i kö eller är på väg in i byggnaden ska få rösta. Byggnaden får inte låsas förrän
rösträkningen är klar.

När rösträkningen startat kan ni påbörja

• städningen av Informationen och korridorer
• plocka ned skyltning utomhus och placera skyltarna i skyltväskan.

När rösträkningen är avslutad kan ni

•  låsa entré
• städa och återställa vallokaler.

Du som kontaktperson måste vara tillgänglig till dess att arbetet är färdigt och du lämnar valbyggnaden som sista person.

Sophantering

Sopor, inklusive överblivna valsedlar, ska hanteras som byggnadens vanliga sopor och återvinnas så långt som möjligt.

Alla sopor måste sparas till tisdagen. Detta ifall något viktigt valmaterial skulle ha glömts kvar och hamnat i soporna.

Efter valet – Återlämning av valmaterialet

Åkeriet hämtar valmaterial som levererats till byggnaden under veckan efter att valet avslutats. Du får en avisering via sms eller telefonsamtal
inför upphämtningen.

Du hittar en checklista över vad som ska tillbaka med transporten handledningens avsnitt 10.